Hvis du er selvstændig håndværker eller har en servicevirksomhed, har du måske også firmabiler, der skal holdes styr på i gennem arbejdsdagen. Hvis du har mere end fire, ved du, at det kan tage utrolig meget tid at koordinere medarbejdernes arbejdsindsats samtidig med alle de andre opgaver du også skal løse. Det kan virke helt uoverskueligt, men der er hjælp at hente. Med et flådestyringsprogram kan du meget lettere holde det forkromede overblik over medarbejdere og køretøjer og få arbejdsdagen til at glide uden problemer.

Få hjælp i dagligdagen med GPS

Alle selvstændige ved, at der er et hav af arbejdsopgaver man som leder skal sørge for at løse i løbet af dagen. Derfor er det utrolig vigtigt, at du får al den hjælp, du kan i forhold til at lette opgaverne og mindske presset. Med et flådestyringsprogram får du værdifuld hjælp til at koordinere dine firmabiler. Du får hjælp til dele af administrationen og du får en uvurderlig hjælp af programmets historik, hvis der opstår fakturerings- eller tidsmæssige komplikationer med en kunde. Det fortæller vi mere om senere.

Er der tale om overvågning?

Først skal vi lige kigge på det aspekt af flådestyring, som for nogle medarbejdere kan være årsag til bekymring og, som derfor stopper nogle ledere i at få den hjælp de behøver i hverdagen. Når man benytter et flådestyringsprogram får programmet sine informationer fra GPS-trackere, der monteres i samtlige firmabiler. Det betyder, at nogle medarbejdere vil synes, at de bliver overvåget i gennem deres arbejdsdag. Du kan nemlig hele tiden se på din computerskærm, hvor deres bil befinder sig. Derfor er det vigtigt, at du som leder griber det rigtigt an og informerer dine medarbejdere om årsagen til, at du vælger at bruge et flådestyringsprogram.

Involver dine medarbejdere

Du skal sørge for, at dine medarbejdere er med hele vejen og forstår, at GPS-trackerne ikke er der for at overvåge dem. Involver dem i dine overvejelser og de goder, det betyder for virksomheden og dermed for dem som medarbejdere, at virksomheden optimeres. Det er meget vigtigt, at du forklarer formålet med GPS-trackingen. Og, at det slet ikke er lovligt bare at overvåge sine medarbejdere, uden der foreligger en helt klar og saglig begrundelse, der har rod i virksomhedens drift. Du kan med fordel involvere dine medarbejdere i, hvordan de data der indsamles må bruges, så de føler, at de har medbestemmelse og ikke bare bliver påduttet et nyt uforståeligt tiltag.

Programmet hjælper dine medarbejdere

Faktisk giver GPS-trackeren medarbejderne en rigtig god fordel. Flådestyringsprogrammets dataindsamling bliver nemlig gemt i en historik-funktion. Den er lige til at søge i, hvis der kommer klager fra kunder. Det kan være en kunde, der ikke synes, din medarbejder var der til aftalt tid, ikke har været der så længe, som fakturaen viser, varer der ikke er blevet leveret eller lignende. Hvis din medarbejder ikke er enig med kunden, kan I finde beviser i historikken. GPS-trackeren bliver dermed et stort gode for medarbejderen, der ikke skal nøjes med ”ord mod ord”.

Optimer din virksomhed

Du kan altså bevise timeantal, levering mm. ud fra programmets historik. Du kan ligeledes trække data fra programmet over i de administrative programmer, du ellers benytter. Du kan for eksempel dokumentere medarbejdernes køretid, kilometerantal, brændstof forbrug og pauser. Når du har det fulde overblik over dine medarbejderes placering i gennem dagen, kan du hurtigt sende den medarbejder, der er tættest på, når en kunde ringer og har brug for hjælp mm. Ved at anvende et flådestyringsprogram sparer du tid og reducerer virksomhedens omkostninger. Har du brug for at overlade ansvaret til en anden af og til, kan du oprette vedkommende som bruger i programmet og dermed få mulighed for at koncentrere dig om andre opgaver fuldt ud.