Timeregistrering og projektstyring. Mangt en håndværker har nok prøvet at vågne op om natten, fordi man var håbløst bagud med at holde de to ting ajour. De er nemlig ensbetydende med tung administration, men det behøver de ikke være, hvis man allierer sig med de rigtige IT-værktøjer. Det gjorde René Lohpehre lige fra starten, da han i 2005 slog sig ned som selvstændig maler, og den visionære strategi om at være så digital som muligt blev både en fordel for ham og hans kunder.

I dag er der et tocifret antal medarbejdere i NPC Malerfirma, men virksomheden startede oprindeligt som René Lohpehres enkeltmandsprojekt tilbage i 2005. Fra starten var det et mantra for ham at være med på de digitale noder, og det var medvirkende til, at han bare et par år senere blev nødt til at ansætte ny arbejdskraft i form af to malersvende. Ordrebogen var ganske enkelt for stor.

Det var ensbetydende med meget mere administrativt arbejde. Når virksomheden vokser fra en enkeltmands til flere medarbejdere, skal der pludselig kigges på overenskomst, laves komplicerede lønkørsler og ikke mindst registreres timer foruden de mange flere fakturaer, der skal sendes. Overgangen blev dog mere gnidningsfri af, at René Lohpehre allerede havde implementeret en digital strategi.

Projektstyring gjorde sin entré

Et regnskabsprogram er en selvfølgelighed hos enhver håndværksvirksomhed. I NPC Malerfirma er det e-conomic, man bruger. e-conomic har en lang række af samarbejdspartnere, som de integrerer til, heriblandt Intempus Timeregistrering. Gennem netop e-conomic blev René Lohpehre altså opmærksom på Intempus, som han valgte at prøve af. Med Intempus man registrere sin arbejdstid samt for eksempel kørsel, udlæg, materialer og maskintimer. Alt, hvad der kan være nødvendigt at føre til protokols i løbet af en arbejdsdag, kan registreres på medarbejdernes smartphone via Intempus’ app. Gennem integrationen med e-conomic kan alt dataen så automatisk finde over i regnskabsprogrammet og på den måde blive udnyttet optimalt.

Det giver altså et komplet overblik over nøgletallene i firmaet, og samtidig slipper man for uge efter uge at skulle igennem det kedelige arbejde med at taste en masse tal ind i systemet manuelt. Man undgår endda også en masse fejl i de indtastede data, da de automatiske processer gør, at hvis medarbejderne har indberettet korrekte data, så vedbliver de med at være korrekte – ikke mindst fordi indberetningerne laves i samme moment, som man har udført arbejdet og dermed kan huske alle detaljerne. Det modsatte er ofte tilfældet med fysiske ugesedler, som i bedste fald alle sammen udfyldes sidst på ugen.

Hjemme på kontoret skal René Lohpehre altså kun bekymre sig om at gå ind i Intempus’ browser-baserede administrationssystem, løbe medarbejderne indberetninger igennem og derefter godkende dem. Det er klaret på ganske kort tid, og efter godkendelse er data klar til at blive sendt videre til løn- og regnskabssystemet, hvorfra der på ingen tid kan køres løn og sendes fakturaer ud.

Det er alt sammen meget godt, men hvad kan du bruge det til som kunde? Ikke så lidt, faktisk. Det er altid en stor beslutning at hyre en håndværker til at stå for et projekt i hjemmet, og derfor vil du naturligvis gerne kunne regne med de ting, du får at vide. Såvel på økonomien som tidsplanen. En digital håndværker har netop det overblik over sin forretning, der skal til for at kunne give kunden troværdige tilbud på netop disse områder.

“Intempus fungerer mest af alt som et vigtigt, internt projektstyringsværktøj, der giver et godt overblik over, hvor mange timer vi bruger på de enkelte sager,” siger René Lohpehre og tilføjer, at uden overblikket bliver tilbuddene nemt givet på upræcise og forældede vurderinger.

Timeregistreringen er medarbejdernes eget ansvar

Ønsket om at spare tid på de administrative opgaver er de fleste virksomheders grund til at begynde at digitalisere deres tidsregistrering. Og det er da også en af de bedste årsager – men så absolut ikke den eneste. Blandt andet bliver medarbejderne selv fuldt og helt ansvarlige for, at deres timeregistreringer – der danner udgangspunktet for deres løn – er korrekte.

“Hvis der skulle opstå en fejl i indberetningerne, er det meget bedre, at det er medarbejderne, der har tastet timerne ind, fremfor at det er mig. Så hviler ansvaret for at taste rigtigt nemlig først og fremmest på deres skuldre,” slutter René Lohpehre, som altså ikke kun bruger Intempus for sin egen skyld – men også for kundernes skyld